Direct naar de inhoudDirect naar het hoofdmenuDirect naar het zoekveld

De projectmanager

Zorgvernieuwing gaat over inspiratie, dromen en ondernemerschap. Maar het is ook een kwestie van hard werken, en dan liefst op een planmatige manier. Het proces van opschaling is te complex om het ‘zomaar even te doen’. Hier komt de projectmanager in beeld. Die is zowel praktisch als planmatig ingesteld en kan goed strategisch denken. Hij signaleert vroegtijdig kansen en behoeften. En hij weet wat nodig is om processen te structureren en in goede banen te leiden. Bijvoorbeeld door doelen SMART te formuleren. En door beschikbare kennis over implementatie slim te gebruiken.

Planmatig vernieuwen

Elk opschalingsproces vergt weer andere keuzes en accenten. Er is dus geen checklist die een projectmanager simpelweg van boven naar beneden afloopt. Toch is het belangrijk het proces vanuit een gestructureerde invalshoek te benaderen. Zeker in het zorgveld moet je goed beschrijven hoe een vernieuwing aansluit bij richtlijnen, protocollen of zorgspecifieke standaarden. Ook kan het nodig zijn (wetenschappelijke) bewijzen van effectiviteit te verzamelen.

Hoofdrol in analyseren

In het opschalingsteam neemt de projectmanager het voortouw in cruciale analyses. Een stakeholdersanalyse maakt duidelijk welke partijen betrokken zijn. Wat zijn hun belangen en wat betekent dit voor hun inzet en voor het draagvlak in het veld? Een kosten-batenanalyse beschrijft wat de vernieuwing de verschillende stakeholders kost én oplevert. Wat is bijvoorbeeld de efficiencywinst? En wat zijn de maatschappelijke opbrengsten? Een risicoanalyse is nodig om zicht te krijgen op de (potentiële) succes- en faalfactoren in het opschalingstraject. Niet alles is te plannen. Maar het helpt wel om onzekerheden met een stevig onderbouwde, systematische aanpak zo goed mogelijk te managen.

Opschalen is een complex en continu proces. De acties, ervaringen en reacties van eindgebruikers bepalen het succes. En er zijn veel omgevingsfactoren die het proces beïnvloeden. Dit alles is niet heel strak te ‘managen’. Improviseren en voortdurend meebewegen zijn cruciaal om verder te komen. Een stap-voor-stap handleiding voor opschaling is er dus niet. En ook geen checklist om simpelweg van boven naar beneden af te lopen. Wel zijn er een paar stappen te onderscheiden die het opschalingsteam in elk geval moet zetten, al ligt de volgorde niet vast. Het is zinvol om die stappen in een eigen plan vast te leggen. Op de implementatiepagina’s van ZonMw vindt u daarvoor handige hulpmiddelen en invultools. In de OpschalingsGIDS staan ook handige stappen.

Garanties zijn er natuurlijk niet te krijgen, maar een systematische aanpak kan wel een aantal onzekerheden verminderen. Daarvoor is de projectmanager aan zet. Bijvoorbeeld door een paar vragen vooraf te beantwoorden: wat willen we bereiken? Wie zijn hierbij van belang? Wat moeten deze mensen doen? Wat zijn de eigenschappen van de vernieuwing? En wat speelt er allemaal in de omgeving? Op de implementatiepagina’s van ZonMw vindt u een handig overzicht onder de noemer ‘Maak zelf een implementatieplan ’. Download daar het ook gelijknamige document voor informatie over het plannen van een vernieuwing en invultools die daarbij helpen. En kijk ook eens op de innovatiepagina van ZonMw. Daar staat onder andere informatie over programma’s waarin innovatie een belangrijke rol speelt.

Een SMART-doelstelling geeft richting en houvast. De formulering maakt concreet wat er bereikt moet zijn en wanneer. Dat helpt om mensen aan te sturen die dat doel moeten zien waar te maken. SMART staat voor: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Het is slim om per doelgroep binnen het opschalingsproces SMART-doelstellingen te formuleren. Dus niet alleen voor de eindgebruikers, maar ook voor de andere partners in het proces. Wat moeten ze weten, denken én doen? Voor elke groep binnen het proces zijn de antwoorden op deze vragen weer anders. Kijk voor handige invultools op de implementatiepagina’s van ZonMw. Of zie de OpschalingsGIDS.

ZonMw helpt bij het implementeren en opschalen van innovaties, met kennis, ervaring en geld. Hoe ziet het implementatiebeleid van ZonMw eruit? Welke kennis is er te vinden in publicaties en andere bronnen? En wat zijn de nieuwste trends en ontwikkelingen op dit terrein? U vindt er alles over op de speciale implementatiepagina’s van ZonMw. In het onderdeel ‘Wet en regelgeving’ van de Kennisbank is informatie over juridische aspecten van zorgvernieuwing geordend naar de verschillende stadia van een innovatie. Ook de OpschalingsGIDS bevat een thema ‘Juridische aspecten’, met tips, tools en praktijkervaringen.

Als projectmanager zult u ongetwijfeld tegen dingen aanlopen waar u zelf niet uitkomt en die u ook niet binnen uw team kunt oplossen. Zoek in zo’n geval hulp. Bijvoorbeeld via het loket van Zorg voor innoveren of bij de onafhankelijke adviseurs van de Kamer van Koophandel. Schakel voor advies en ondersteuning ook de implementatieprofessionals van ZonMw in. Zij kunnen met hun brede expertise ook heel goed helpen bij vragen over opschaling. Op de ZonMw-pagina ‘Implementatie-expertise’ leest u waarvoor u de verschillende implementatiemedewerkers van ZonMw kunt benaderen. En download ‘Goud verzilveren’, een boekje over de meerwaarde van implementatie-expertise.