Algemene procesverbetering en sleutelbeheer in extramurale situaties

Omschrijving

Mobile Keys is een systeem waarbij sleutels op afstand worden gecodeerd voor een van te voren door u zelf bepaalde tijdsduur. Het is een praktisch, snel en veilig systeem, dat elk ongeautoriseerd gebruik uitsluit. De gebruikers kunnen – gepland of ongepland - toegang verkrijgen tot de aan hen toevertrouwde ruimtes waar zorg geleverd moet worden door ‘aanwezig’ te melden op hun eigen Smartphone of Pda. Het centrale systeem geeft daarna de autorisatie vrij en registreert het gebruik van de Key. Na gebruik vervalt de autorisatie en is het risico bij sleutelverlies weg.
Effectief sleutelbeheer levert een enorme tijdwinst op. Maar de geavanceerde software van Mobile Keys gaat nog veel verder. Deze kan namelijk gekoppeld worden aan alle bestaande typen software, die alle onderdelen van uw administratie één-op-één ondersteunen. Van tijdsregistratie tot materiaalverbruik en van voorraadbeheer (van bijvoorbeeld medicijnen) tot aan de facturering. Mobile Keys is door het ontstaan van alle mogelijke dwarsverbanden van de zorgprocessen in staat om de reguliere foutenmarge – ontstaan door manueel handelen – in de administratieve verwerking te minimaliseren. Elke processtap – en elke mogelijke zijstap om de flexibiliteit in de dienstverlening te waarborgen – is geprogrammeerd en is te herprogrammeren. Anticiperen is een logische vanzelfsprekendheid geworden.

Enkele praktische voorbeelden:
• Medewerkers in de thuiszorg hoeven niet meer met (lastige) bossen sleutels te werken; de Mobile Key geeft toegang tot de cliënten op van te voren vastgestelde tijdstippen. Echter, bij een spoedvraag kan de centrale de sleutel meteen herprogrammeren waardoor de zorgverlener toch onmiddellijk toegang zal kunnen krijgen tot de locatie waar zorg verleend moet worden. Men hoeft niet meer heen en weer te rijden naar het centrale kantoor (om de juiste sleutel met de daarbij behorende informatie op te halen). De medewerker heeft slechts een Smartphone en de sleutel nodig. De cliënt ervaart bovendien meer privacy.
• Verbetering van de communicatie
De software biedt alle mogelijkheden voor medewerkers om elkaar eenvoudig op de hoogte te stellen van ontwikkelingen in de zorgvraag van elke afzonderlijke cliënt. Dit kan variëren van de mededeling “het verband is op” tot aan specifieke actuele medische informatie om de volgende zorgverlener de juiste handelingen te laten verrichten. De interne communicatie krijgt een enorme impuls. De kwaliteit van de zorgverlening wordt beter.
• Digitale werkopdrachten
Elke werkopdracht is door het systeem volledig gedigitaliseerd. Mobile Keys is de intermediair die de werkplanning doorgeeft. Elke medewerker – van de zorgverlener tot aan de boekhouder – kan beschikking hebben over voor de situatie relevante gegevens van dat moment.
• Locatie bewust
Locatie informatie over elke medewerker kan elk moment worden verkregen. Hiermee kunt u de dichtstbijzijnde medewerker sturen naar een ongeplande oproep, dit levert een verbetering van de responstijd en de algemene kwaliteit naar de cliënt.

Waarom is het een innovatie?

Mobile Keys geeft door het inzetten van communicatie in de (extramurale) zorgprocessen nieuwe mogelijkheden voor efficiencyverbetering en kostenbesparing. Het levert tevens een veilige oplossing voor het reeds lang bestaande sleutelprobleem met een teruggeven van privacy aan de cliënten.

Aanpak

Grondige inventarisatie van de huidige bedrijfsprocessen en het ontstane scenario stapsgewijs invoeren. Veelal zal een pilot op kleine schaal voldoende informatie opleveren voor fijnafstemming.

Resultaten

Sterke verbetering van efficiency van en kostenbesparing op bedrijfsprocessen in de extramurale markt. Inzicht in individuele medewerkers en cliënten. Integere oplossing voor sleutelbeheer met teruggave van privacy aan cliënten.

Geleerde lessen

Zorgvuldig inventariseren en vergelijken met de verwachting van de gebruikers. Ondanks de zeer vele verbeteringsmogelijkheden voor de organisatie gelijke tred houden met de adaptatiesnelheid van die organisatie.

Documenten

• Mobile Keys geplande zorg
• Mobile Keys, incidentele zorg