Kennisbank

E-health-implementatie (handreiking)

In deze handreiking helpen we u op weg met het implementeren van e-health aan de hand van een systematische aanpak. We geven praktische voorbeelden, aandachtspunten en tips. Om de handreiking behapbaar en leesbaar te houden, kunnen we echter niet op elk onderdeel volledig zijn. Daarnaast vraagt de kennis uit de handreikingn uiteraard in bepaalde mate altijd een vertaling naar de eigen situatie. Weten wat er in jouw situatie eventueel aanvullend nog nodig is? Of wil je sparren met ervaren implementatie-expert?

 

Neem contact op met een van de e-health implementatie experts uit ons netwerk.

 

In een maatschappij die constant verandert, verandert de zorg mee. De verwachting van kwaliteit en dienstverlening groeit en door de vergrijzing is er een grotere zorgvraag. Daartegenover staat dat er te weinig arbeidskrachten bijkomen om dit op te vangen en vrijwel iedere zorgorganisatie moeite heeft voldoende nieuwe mensen te werven en bestaande werknemers binnen boord te houden. Innovatie in de zorg biedt veel potentie om te helpen bij deze vraagstukken, maar willen we deze potentie echt goed benutten, dan hebben we meer nodig dan een kruiwagen vol technologie. Innovatie vraagt ook andere vaardigheden, andere manieren van werken, een andere verhouding tot klanten en andere manieren van organiseren. Van medewerkers en van de organisatie.

 

Het merendeel van de e-health-projecten strandt in de pilotfase. Uit vooronderzoek voor deze handreiking bleek dat innovatie vaak meer impact heeft dan vooraf wordt ingeschat. Op de vraag ‘Wat stoort je het meest aan bestaande informatie over e-health implementatie?’ antwoordden veel respondenten dat er veel te makkelijk wordt gedaan over implementatie, terwijl het een grote impact heeft op het reilen en zeilen van de gehele organisatie. Er bleek onder respondenten vooral een grote behoefte aan kennis en vaardigheden.

 

Ook vanuit de overheid wordt de roep om het stimuleren van gebruik van digitale hulpmiddelen in de zorg steeds luider. Zo benoemde VWS 2018 tot Jaar van de implementatie en voegt de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd invoering van e-health door zorgaanbieders toe aan haar toezicht (download het toetsingskader). Op basis van verkennende inspectiebezoeken concludeert zij dat het bij veel zorginstellingen ontbreekt aan een goede systematische aanpak bij het invoeren van e-health.

 

Implementatie is een geheel van werkafspraken, -processen, activiteiten en maatregelen ten behoeve van de aanleiding, vormgeving en doorvoering van een beoogde verandering of verbetering. Implementatie van e-health is onder te verdelen in technische en organisatorische implementatie. Technische implementatie richt zich vooral op de productmatige kant. Het gaat dan om installatie en configuratie van de toepassing/ het systeem, koppeling met andere systemen, inrichten van rechten en rollen en het aanmaken van gebruikers. De technische implementatie is succesvol indien de technologische toepassing gebruiksklaar is.

 

Bij organisatorische implementatie gaat het vooral om de procesmatige kant. Denk daarbij aan ondersteuning en aandacht voor behoeften, kennis, houding, gedrag, vaardigheden en de inbedding in werkprocessen. Organisatorische implementatie is succesvol indien de beoogde innovatie in de praktijk daadwerkelijk meerwaarde biedt voor de gebruikers en structureel gebruikt wordt. Bij organisatorische implementatie gaat het in de kern vrijwel altijd om betrokkenheid organiseren.

 

Je kunt de beste en nieuwste technologie ter wereld in huis hebben, maar met alleen technologie los je niets op. Technologie is boven alles mensenwerk. Dit blijkt ook uit onderzoeken* die uitwijzen dat succesvolle veranderingen voor 25% bestaan uit technologische innovatie en voor 75% uit sociale innovatie. Technologische innovatie staat dan voor installatie en configuratie van een e-health-toepassing, koppeling met andere systemen, aanmaken van accounts etc. Bij sociale innovatie gaat over de organisatorische kant van implementatie. Het gaat dan over ondersteuning op houding, overtuigingen, gedrag, gewoonten, vaardigheden en werkprocessen.

 

Alleen met medewerkers en cliënten die de meerwaarde inzien van de noodzakelijke veranderingen zal de technologie optimaal gebruikt worden. En om de inrichting en het gebruik te stimuleren zijn constante betrokkenheid vanuit de organisatie en het hebben van een helder beeld van de aanleiding, urgentie en behoefte van gebruikers (cliënten en medewerkers) het krachtvoer.

 

Wanneer er bij de implementatie te weinig aandacht is voor de menselijke kant, gaan de hakken in het zand en ontstaat er een situatie waarin tegenstanders overtuigd moeten worden in plaats van dat je samen toewerkt naar prettige werkomstandigheden en een betere, efficiëntere en effectievere dienstverlening.

 

Kortom, het vraagt (op onderdelen) een organisatieverandering wil e-health structureel gebruikt gaan worden door cliënten en medewerkers.

* Jaarlijks blijkt dit uit de Erasmus Concurrentie en Innovatie Monitor waarbij ruim 10.000 organisaties gevraagd worden naar hoe zij omgaan met innovatie en hoe zij hun tijd en middelen besteden. Zie o.a. Rotterdam School of Management, Erasmus University (2012). Erasmus Concurrentie en Innovatie Monitor 2011 – 2012. INSCOPE Research for Innovation, Rotterdam.

 

Door middel van het onderstaande model pakt u innovatie en –duurzame- implementatie op een systematische manier aan. We onderscheiden daarbij de volgende fases:

     

  1. Visie en strategie - Zonder strategie geen richting. In deze fase bepaalt u richting door na te gaan waar innovatie het meest loont;
  2. Planvorming - Een goed begin met een onderbouwd besluit. In deze fase werkt u naar een onderbouwd besluit door de impact van de voorgenomen innovatie in kaart te brengen;
  3. Ontwikkeling - Van visie en strategie naar de praktijk. In deze fase zorgt u dat de innovatie gebruiksklaar en de organisatie startklaar is;
  4. Uitvoering en evaluatie - Ervaring opdoen in de praktijk. In deze fase doet u ervaring op om zo het product, proces en de daadwerkelijke dienstverlening bij te kunnen schaven;
  5. Opschaling - Naar een structurele en organisatiebrede inzet. In deze fase maakt u van experimentele inzet (pilotproject) de overgang naar de dagelijkse praktijk.
  6.  

 

In de rest van de handreiking werken we uit hoe je invulling geeft aan elk fase.