Kennisbank

Ontwikkeling

Vijf-fasenmodel implementatie van e-health door Buro Wisselstroom, fase Ontwikkeling

Je weet op basis van de voorgaande fases waar het loont om te innoveren, wat de impact zal zijn, welke voorwaarden er nodig zijn en welke ondersteuning getroffen moet worden en welke inzet nodig is. De volgende stap is om de beoogde e-health-toepassing gebruiksklaar (ontwikkeling of configuratie) en de organisatie startklaar te maken. Doel van de ontwikkelingsfase is dan ook om techniek, praktijk en organisatie bij elkaar te brengen zodat de beoogde e-health-toepassing optimaal gaat aansluiten bij de dagelijkse praktijk.

In deze fase loert het gevaar dat de eerder bedachte visie en strategie verwateren. Blijf er daarom voor waken dat alle belangen gediend blijven worden en dat de theorie van het projectplan vertaald wordt naar een e-health-toepassing die werkt in de praktijk (cliënten en medewerkers). Houd hiervoor continu een vinger aan de pols met de visie en strategie terwijl de e-health-toepassing ontwikkeld/ geconfigureerd wordt. Zorg naast een projectleider voor een procesleider die dit bewaakt. En belangrijker dan ooit is het creëren van eigenaarschap door samen te werken met de mensen die uiteindelijk te maken krijgen met de e-health-toepassing.

Om te zorgen dat de e-health-toepassing aansluit op de praktijk is het van belang om het product of de dienst in co- creatie te ontwikkelen of configureren. Betrek hiervoor niet alleen de leverancier als partner, maar ook de medewerkers en cliënten die gaan werken met de e-health-toepassing. Geef daarbij gezamenlijk antwoorden op vragen als:

  • Wat moeten mensen kunnen doen met de e-health-toepassing (functionaliteit)?
  • Hoe moet de interactie tussen het systeem en de gebruiker verlopen? Wat is er nodig om het gebruiksvriendelijk, begrijpelijk en intuïtief te maken?;
  • Welke grafische vorm en uitstraling is gewenst?;
  • Welke eisen stellen we aan de veiligheid, snelheid, stabiliteit en het onderhoud?;
  •  Welke technische randvoorwaarden zijn nodig om goed gebruik te kunnen maken van de beoogde e-health-toepassing?

Een mooi voorbeeld is hoe het Jeroen Bosch Ziekenhuis (JBZ) patiënten in een vroeg stadium betrok bij de ontwikkeling van hun portaal voor online inzage. Dit leverde waardevolle inzichten op. Door de feedback van patiënten kreeg de presentatie van gegevens bijvoorbeeld een andere indeling. Ook deden patiënten nuttige suggesties voor de vormgeving en voor de manier waarop in het ziekenhuis over het portaal gecommuniceerd wordt.
Het gezamenlijk ontwikkelen en configureren van een nieuw product of dienst heeft al een adoptie-effect. Door actief bezig te zijn met de toepassing in wording, wordt tastbaar hoe de toekomstige praktijk eruit gaat zien en kun je als medewerker of patiënt mentaal alvast wennen aan de toekomstige manier van werken. Daarmee biedt het gelijk ook input voor de te vormen werkprocessen in de volgende fase.

Wat moet er geregeld worden om te zorgen dat de e-health-toepassing in een pilot gebruikt kan worden? Wat heeft de gebruiker nodig om deze verandering in te gaan? En wat is er nodig in de samenwerking met collega’s? Verken zowel individuele als collectieve opvattingen en gewoonten. Bespreek hiervoor met gebruikers:

  • Wat vinden we kwalitatief goede zorg door middel van e-health?
  • Wanneer bieden we het wel/niet aan, wanneer standaard?
  • Welke ethische aspecten zijn er en hoe gaan we hiermee om?
  • Welke werkafspraken en –processen zijn nodig voor structureel en eenduidig gebruik van de e-health-toepassing?
  • Wat betekent dit voor de huidige processen?
  • Welke gewoonten zijn ondersteunend en welke belemmerend? Hoe leren we deze aan/ af ten behoeve van structureel gebruik van de e-health-toepassing?
  • Welke vaardigheden moeten we aanleren en welke ondersteuningsstructuur (intervisie) moeten we organiseren? 
  • Welke vaardigheden (discipline, lees- of schrijfvaardigheid) en/ of randvoorwaarden zijn nodig voor cliënten?
  • Hoe wordt de e-health-toepassing geïntroduceerd bij cliënten en welke begeleiding heeft de cliënt verder nodig?
  • Met wie moeten we binnen deze organisatie nog meer samenwerken (ICT, communicatie, privacy, andere projecten met raakvlakken, etc.)?
  • Zijn gebruikers actief betrokken bij de configuratie of ontwikkeling van de e-health-toepassing?
  • Zijn de vragen omtrent ontwikkeling en/of configuratie gezamenlijk beantwoord (zie het onderdeel Co-creatie)?
  • Zijn de vragen omtrent vormgeving van de organisatieverandering en werkprocessen gezamenlijk beantwoord (ziehet onderdeel Vormgeven aan organisatieverandering)?
  • Is nagegaan of de geconfigureerde/ontwikkelde e-health-toepassing in lijn is met de eerder ontwikkelde visie en strategie?
  • Zijn de technische randvoorwaarden getroffen (koppeling met andere systemen, internetaansluiting/wifi-bereik, rechten en rollen, werkproces omtrent onderhoud en beheer etc.)?
  • Zijn maatregelen getroffen naar aanleiding van de antwoorden op de vragen over de organisatieverandering?
  • Is de e-health-toepassing gebruiksklaar?
  • Is de organisatie op de hoogte (gehouden) van de voortgang van het project en de start en inhoud van de pilot?
  • Is de organisatie startklaar voor de pilot?
  • Visie en strategie krijgen pas waarde bij goede en gedragen toepassing.
  • Wees bij ontwikkeling/configuratie scherp op de visie en strategie zodat je niet afdwaalt van het gestelde doel.
  • De werking en hoogwaardige gebruiksvriendelijkheid van de toepassing is een minimale vereiste.
  • Ontwikkel of configureer samen met gebruikers.
  • Besteed grondig aandacht aan de gewenste kwaliteit, bijbehorende werkprocessen, vaardigheden en ondersteunende gewoonten.
  • Houd tijdens de ontwikkeling of het testen gestructureerd overzicht over wat er aan wensen open staat, opgepakt of voltooid is.