Kennisbank

Opschaling

Vijf-fasenmodel implementatie van e-health door Buro Wisselstroom, fase Opschaling

Je hebt de e-health-toepassing en de bijbehorende werkprocessen in de vorige fase uitgebreid getest en op basis van evaluaties met alle doelgroepen bijgeschaafd tot de nieuwe standaard. In deze fase van opschaling passen we de e-health-toepassing breder in de organisatie toe.

Innovatieve e-health-toepassingen maken pas echt verschil als ze op grote schaal gebruikt worden. Om de potentie van e-health te benutten, moet deze structureel gebruikt worden in de dagelijkse praktijk. Dit is de basis om ervoor te zorgen dat de e-health-toepassing structureel tot waarde leidt en gedane investeringen de moeite waard maken.

Waar een pilot bedoeld is om te experimenteren op basis van tal van aannames, gaat het bij opschaling steeds meer over het standaardiseren. Wanneer door middel van verschillende pilotrondes het werkproces steeds verder bijgeschaafd is, kun je uiteindelijk een standaard-werkproces vaststellen. Hiermee voorkom je dat het wiel op onderdelen opnieuw uitgevonden wordt en medewerkers tijd verspillen. Ook zorg je dat de effectiviteit van de zorg beter te onderzoeken is en zijn behandeltrajecten gemakkelijker over te dragen. Stel het standaard-werkproces gezamenlijk vast en bespreek ook wat redenen zijn voor een uitzondering, op welke momenten ruimte is voor keuzes en welke ruimte er is om je eigen kleur te geven aan de behandeling.

Is het werkproces gestandaardiseerd? Laat dit dan ook blijken in al je communicatie-uitingen. Denk daarbij niet alleen aan folders en de website maar zelfs aan instructies voor medewerkers van het secretariaat of poli/cliëntservicebureau. Voor het nieuwe werkproces tot slot ook door in de financiële administratie en ga daarbij na wat de actuele mogelijkheden zijn voor structurele bekostiging van e-health. Deze worden jaarlijks vastgelegd in de Wegwijzer bekostiging e-health en gepubliceerd op rijksoverheid.nl.

De eerste vier implementatiefases zijn voornamelijk gericht op het ontwikkelen en uitproberen van een e-health- toepassing en bijbehorende werkprocessen. Ideeën en inzichten worden gedurende pilots uitgeprobeerd en aangescherpt. Sturing is vooral gericht op door- en uitvoering van wat bedacht en beloofd is. In de opschalingfase is het van belang om de sturing op enkele vlakken te verschuiven:

  • Structuur: van experimentele inzet (project) naar dagelijkse praktijk
  • Sturing: van kwaliteit naar aanvullend sturen op kwantiteit
  • Scope: van beperkte naar organisatiebrede schaal

Bovenstaande verschuivingen zijn nodig om de langere termijn doelstellingen te bereiken. Vanzelfsprekend kan dit alleen als de e-health-toepassing daadwerkelijk kwalitatief en van meerwaarde is gebleken in de praktijk. De ‘warme’ ervaringen die opgedaan zijn door collega’s gedurende de pilots bewijzen impliciet welke angst en hoop (on)terecht of (on)overbrugbaar zijn. Dit maakt het voor andere medewerkers makkelijker om te gaan met de verandering. Alleen in zo’n situatie wordt sturing op kwantiteit aanvaard.

Schaal je op naar andere afdelingen? Ga dan altijd na of de output van de implementatiefases één tot en met drie op alle fronten herbruikbaar is of dat gedeeltelijke herijking nodig is om dit passend te maken. Ervaring leert dat het kort doorlopen van deze fases van belang is om medewerkers te laten ontdekken waarom de betreffende e-health- toepassing ook voor hen van meerwaarde kan zijn. Gebruik ook het eerder genoemde procesdocument waarin bijgehouden is welke besluiten genomen zijn en wat de onderliggende argumenten waren waarmee het besluit tot stand is gekomen. Kijk ook bij de uitklaptekst 'Tips' bij de fase Planvorming.

Gelijktijdig leert de ervaring dat er vaak kleine aanpassingen nodig zijn om de e-health-toepassing optimaal geschikt te maken voor een andere afdeling. Sta open voor aangedragen wensen voor aanpassing. Blijf gelijktijdig kritisch kijken of er geen sprake is van het not invented here-syndroom door geregeld te vragen hoe onoverkomelijk de betreffende wens om aanpassing is. Ook kan het helpen eerst het resultaat van opgedane praktijkervaring af te wachten voordat eventuele aanpassingen gedaan worden.

Ter geruststelling: het opnieuw doorlopen van het innovatie- en implementatieproces kost doorgaans veel minder tijd dan het initiële proces. Los van het opschalen is het uiteraard slim om te blijven onderzoeken waar doorontwikkeling loont.

  • Is duidelijk wat het standaard-werkproces is?
  • Is duidelijk gecommuniceerd wanneer het standaard-werkproces van toepassing is en wanneer er reden is voor afwijking?
  • Is, bij opschaling naar een andere afdeling, duidelijk of de output van de implementatiefases één tot en met drie op alle fronten herbruikbaar is of dat gedeeltelijke herijking nodig is?
  • Zijn bij herijking opnieuw gebruikers (cliënten/ patiënten en medewerkers) betrokken?
  • Is duidelijk via welk groeipad toegewerkt wordt naar een afdeling-, divisie-of organisatiebrede inzet van de e-health-toepassing?
  • Is duidelijk gecommuniceerd dat gestuurd zal worden op structurele inzet van de e-health-toepassing?
  • Is de nieuwe manier van werken opgenomen in alle communicatie-uitingen?
  • Is de nieuwe manier van werken opgenomen in de financiële administratie?
  • Stuur op structureel gebruik.
  • Gebruik het procesdocument met besluiten en onderliggende argumenten om mensen te informeren over de totstandkoming van de e-health-toepassing en om hen makkelijker aan te laten haken.
  • Betrek eindgebruikers die betrokken zijn bij het ontwikkelen ook bij de opschaling. Dat kan op vele manieren. Een filmpje waarin de behoeften van cliënten/patiënten zichtbaar wordt kan medewerkers met weerstand op andere gedachten brengen.
  • Schets e-health niet als een walhalla wanneer je mensen informeert over de opgedane ervaringen. Gebruik ervaringen van vlees en bloed. Dit betekent zowel verhalen over dingen die goed gingen als over dingen die initieel niet goed gingen en aanpassing behoefden.
  • Houd bij opschaling naar andere afdelingen oog voor specifieke wensen maar waak gelijktijdig voor het not invented here-syndroom.
  • Maak gewijzigde processen visueel bijvoorbeeld door het introduceren van een nieuwe klantreis. Zorg dat verwachtingen en taken duidelijk zijn.
  • Stuur op het uitwisselen van ervaringen tussen gebruikers. Vraag innovatieve medewerkers of zij ambassadeur willen worden van de e-health-toepassing.