Kennisbank

Planvorming

Vijf-fasenmodel implementatie van e-health door Buro Wisselstroom, fase Planvorming

In deze fase breng je ambities ten aanzien van de beoogde e-health-toepassing in kaart en daarbij de impact van de verandering op gebruikers, middelen en de organisatie. Aan het eind van deze fase weet je precies wat er nodig is, wat de kosten zijn en welke inzet gevraagd wordt met betrekking tot de implementatie. Hiermee kan management en bestuur een weloverwogen besluit nemen over het definitief starten van het project.

Door planvorming en impactanalyse krijg je zicht op wat een succesvolle implementatie vraagt aan tijd, mensen en middelen. Dit krijgt vorm door expliciet te maken welke doelen en verwachtingen er zijn, wat implementatie van iedereen vraagt, hoeveel tijd en geld het kost en welke inzet van wie, wanneer gevraagd wordt. Dit om te voorkomen dat de potentie van de innovatie en gedane investeringen binnen de kortste keren teniet worden gedaan door de waan van de dag.

Bepaal in deze fase allereerst hoe ambitieus je wilt zijn in het gebruik van de e-health-toepassing. Belangrijke vragen om met management en medewerkers te beantwoorden zijn:

  • Welke mate van structurele inzet van de e-health-toepassing streven we na (bijvoorbeeld: iedereen gebruikt blended behandelingen, tenzij...)?
  • Op welke en op hoeveel afdelingen willen we het gebruik van de e-health-toepassing doorvoeren?
  • Willen we dat de e-health-toepassing aanvullend is op de bestaande dienstverlening of gaat het deze (deels) vervangen? In geval van vervanging: wat of hoeveel van de bestaande dienstverlening wordt vervangen?
  • Hoe ziet het groeipad van implementatie eruit: in welk jaar bereiken we welke mate van vervanging, hoeveel gebruikers, hoeveel afdelingen etc.?

Stel jezelf daarbij ook de vraag welke huidige oplossingen of diensten je wel en welke je niet wilt blijven aanbieden. Bepaalde ontwikkelingen in de markt, de maatschappij of technologie kunnen aanleiding geven om ervoor te kiezen diensten niet meer zelf aan te bieden, maar cliënten te coachen richting alternatieve beschikbare oplossingen. Denk aan het gebruik van het platform oopoeh.nl dat werkende mensen met een huisdier koppelt aan eenzame ouderen. Ouderen geven aan het gezelschap van het huisdier zeer te waarderen, zonder de volledige zorg erover te hebben. Ook draagt het oppassen bij aan vitaliteit en sociaal contact (met zowel huisdiereigenaren als mensen uit die buurt die ook een huisdier uitlaten). Tot slot geven veel ouderen aan het fijn te vinden om iets te kunnen betekenen voor de maatschappij. Met een klein beetje hulp organiseren ouderen zo op onderdelen dezelfde waarde zonder het zorg te noemen.

Het gaan gebruiken van een e-health-toepassing raakt vele aspecten van de dienstverlening en de organisatie. Vrijwel altijd gaat het gepaard met een organisatieverandering. Met een impactanalyse speel je hier proactief op in door in kaart te brengen wat er aan mensen, middelen en organisatie nodig is om te komen tot een verantwoorde, kwalitatieve en duurzame inzet. Bij middelen gaat het dan om een financiële businesscase. Hieronder vallen de kosten en baten van de vernieuwde dienstverlening, de benodigde ondersteuning aan gebruikers (processen, trainingen, tijd, intervisie), de benodigde faciliteiten (licenties, eventuele apparatuur, beheer etc.) en het eerder gekozen groeipad ten aanzien van mate van gebruik en aantal gebruikers. Verken daarnaast ook alvast de mogelijkheden rondom de structurele bekostiging van digitale zorg. Los van de financiële opbrengsten kun je uiteraard ook kijken naar de maatschappelijke opbrengsten. Hierbij maak je een maatschappelijke businesscase. Zie de uitklaptekst 'Meer informatie' onderaan deze pagina voor een voorbeeld van een maatschappelijke businesscase en informatie over hoe je er zelf een kunt maken.

Bij mensen en organisaties gaat het om wat er aan aandacht, ondersteuning en processen nodig is om de gewenste verandering door te voeren. Ga daarbij onder medewerkers onder meer na wat de houding en overtuigingen zijn ten aanzien van de inzet van e-health. Is men ervan overtuigd dat het gebruik van e-health-toepassingen kan leiden tot een even goede of zelfs betere kwaliteit of efficiëntie van zorg? Wanneer wel of niet? Verandert in de ogen van medewerkers het werkproces en de dienstverlening? Zo ja, wat is er aan werkafspraken, praktische en methodische kennis en vaardigheden nodig? Is er sturing nodig om te zorgen dat de e-health-toepassing structureel gebruikt wordt? Ga ook breed in de organisatie na welke commitment van wie in de organisatie benodigd is en wat je hiervan concreet verwacht. Hoe verandert tot slot de dienstverlening, hoe beïnvloedt dit de beleving van de cliënt en welke eventuele extra ondersteuning hebben cliënten nodig?

Een doordacht projectplan biedt houvast tijdens het traject. Het beschrijft de:

  • Inrichting van het project en de belangrijkste uitgangspunten voor het project;
  • Projectorganisatie: welke onderverdeling is er van stuurgroep, projectgroep en/ of werkgroep en op welke manier vindt besluitvorming plaats;
  • Concrete doelen en resultaten, beschrijf daarbij ook wat cliënten en de organisatie ervan merken als de doelen bereikt zijn; 
  • Doelgroep(en);
  • Risico’s: welke risico’s zie je voor het project en wat kan er gedaan worden om de risico’s in te dammen;
  • Begroting;
  • Fasering en planning;
  • Projectcommunicatie: welke communicatiemiddelen zet je in om af te stemmen binnen de projectorganisatie en wat en hoe communiceer je om de bredere organisatie op de hoogte te houden van de vorderingen van het project.

Het projectplan dient als leidraad waarbij er altijd sprake is van voortschrijdend inzicht op basis van praktijkervaringen, interne en externe ontwikkelingen. Calculeer dit voortschrijdend inzicht daarom bij het bepalen van de begroting en de planning. Zie het projectplan als een levend document waarbij je meerdere keren per jaar nagaat of het herijking nodig heeft. Totdat besloten is of het project een go of no-go werk je bovenstaande projectplan eerst op hoofdlijnen uit. Wordt besloten voor een go? Dan kan in relatief korte tijd een gedetailleerd projectplan geschreven worden, een detailplanning gemaakt worden en de projectorganisatie ingericht worden.

Op basis van de impactanalyse weet je nu welke impact de plannen hebben op gebruikers, middelen en organisatie en welke inzet en commitment dit vraagt van de betrokkenen. Daarmee kan een onderbouwd besluit genomen worden.

  • Heb je de ambities bepaald voor de mate van gebruik van de e-health-toepassing?
  • Zijn de ambities vertaald naar een groeipad?
  • Zijn de beoogde projectresultaten concreet genoeg beschreven?
  • Is er een duidelijk inzicht in de kosten en baten van de nieuwe dienstverlening?
  • Is er een duidelijk beeld van de houding en overtuigingen van medewerkers tegenover de inzet van e-health?
  • Is duidelijk in welke mate de inzet van e-health ingrijpt op de bestaande werkprocessen en in welke mate aanpassing nodig is?
  • Is duidelijk welke aanvullende werkafspraken, praktische en methodische kennis en vaardigheden nodig zijn om invulling te geven aan het aangepaste werkproces?
  • Is duidelijk of sturing nodig is en zo ja, op welk vlak en in welke vorm?
  • Heb je samen met betrokken medewerkers uit alle lagen van de organisatie besproken welk commitment nodig is en hoe (en in welke mate) dit tot uiting gaat komen in de rest van dit traject?
  • Is duidelijk of en zo ja, welke extra ondersteuning cliënten nodig hebben zodra de e-health-toepassing deel uitmaakt van de dagelijkse praktijk?
  • Is er een plan van aanpak gemaakt dat een duidelijk beeld geeft van de vervolgstappen en de organisatie van het project?
  • Is er vertrouwen in dat de beoogde stappen en ondersteuning bijdragen aan het bereiken van de beoogde meerwaarde?
  • Zijn gebruikers actief betrokken bij het beantwoorden van de bovenstaande vragen?
  • Is je opdrachtgever goed geïnformeerd over de impact?
  • Is door de opdrachtgever gecommuniceerd met alle belanghebbenden over het genomen besluit?
  • Is het traject onderdeel van de (meerjaren)begroting en agenda van de organisatie?
  • Bespreek gezamenlijk hoe ambitieus de organisatie wil zijn in het gebruik van de beoogde innovatie en wat er nodig is om de gewenste situatie te bereiken.
  • Bespreek ook wat je niet meer gaat doen.
  • Maak concreet welke inzet je van welke stakeholder vraagt en tot welk resultaat dit moet leiden.
  • Houd gedurende het hele traject in een procesdocument bij welke besluiten genomen zijn en wat de onderliggende argumenten waren waarmee het besluit tot stand is gekomen. Dit document is van grote waarde voor mensen die instappen tijdens de opschalingfase (fase 5).
  • Gebruik een platform zoals Slack, Basecamp, Trello of Microsoft Teams voor projectmanagement en -communicatie.
  • Houd de bredere organisatie op de hoogte van de voortgang binnen het project. Niet alleen op hoofdlijnen en van successen maar ook door bijvoorbeeld tussentijdse ontwerpen te laten zien of dilemma’s te bespreken in een vakgroepoverleg.