Kennisbank

Uitvoering en evaluatie

Vijf-fasenmodel implementatie van e-health door Buro Wisselstroom, fase Uitvoering en evaluatie

In de voorgaande fase is de techniek gebruiksklaar en de organisatie startklaar gemaakt voor een pilot. In deze fase ervaar je het gebruik van de e-health-toepassing en de toepassing van kennis, vaardigheden en werkprocessen in de praktijk. Ook speelt de evaluatie van de e-health-toepassing, de werkprocessen, de kwaliteit en het persoonlijk functioneren voortdurend een rol.

In welke mate wordt de beoogde toegevoegde waarde van de e-health-toepassing in de praktijk ervaren? Voor de cliënt, de medewerkers, de organisatie? Dat is de belangrijkste vraag in deze fase. Hiermee kun je evalueren en bijschaven. Dit vraagt meerdere iteraties van evaluatie en aanpassing van de e-health-toepassing, de werkprocessen, de kwaliteit en het persoonlijk functioneren.

Een pilot is de meest bekende vorm om een e-health-toepassing in de praktijk uit te proberen. Verder bestaan ook de BISS-methode en het label als organisatievorm. Welke vorm geschikt is voor het testen van je e-health-toepassing, hangt af van organisatie en omgeving.

Organisatievorm: pilot
Zet je een pilot in? Maak dan eerst meters door met je collega’s een interne pilot te doen. Bedenk hiervoor veelvoorkomende gebruikersscenario’s en doorloop deze afwisselend als medewerker en als cliënt. Het is ook leerzaam om te zoeken naar manieren om het gebruik van de e-health-toepassing te saboteren. Hierdoor leer je sabotage en weerstand te herkennen en krijg je informatie over wat er nog aangepast moet worden. Bespreek ook met collega’s de praktijksituatie waarbij je, in bijzijn van cliënten, aanloopt tegen iets waarvoor je de oplossing niet direct paraat hebt. Verken daarbij wat ieders neiging zou zijn, hoe je zou omgaan met de situatie en wat er gedaan moet worden om ervan te leren en herhaling te voorkomen. Door dergelijke gebruikersscenario’s te verkennen doe je ervaring op in een veilige context en begin je beter voorbereid aan de echte pilot met cliënten.

Organisatievorm: BISS
De Noord-Koreaanse BISS-methode staat voor Because I Say So. In veel gevallen werkt dit in Nederland minder goed, maar afhankelijk van de situatie kan deze methode ook hier soms erg effectief zijn. Bijvoorbeeld als de verandering een verplicht nummer is. Neem bijvoorbeeld een veiligheidsupdate van een applicatie/ systeem, een nieuwe richtlijn of de AVG. Een mildere variant van de BISS-methode is bijvoorbeeld je organisatie voorbereiden op een nieuw elektronisch cliënten-/patiëntendossier. Door op een gezette datum het oude systeem uit te schakelen en het nieuwe in te schakelen ‘dwing’ je af om het nieuwe systeem te gaan gebruiken.

Organisatievorm: label
Bemerk je in je eigen organisatie weinig ruimte of ontvankelijkheid voor e-health-toepassing? Dan kan een nieuw op te starten label of organisatieonderdeel ook een goede setting zijn om de e-health-toepassing uit te proberen. In deze variant koppel je het label (deels) los van de bestaande organisatie waarmee je ruimte maakt om de nieuwe dienstverlening uit te proberen zonder tijd te hoeven besteden aan het overtuigen van tegenstanders. Feitelijk werk je enkel met voorstanders van de nieuwe dienstverlening. Het voordeel is dat je verandermanagement en organisatieverandering grotendeels achterwege kunt laten en de nieuwe dienstverlening gemakkelijker kunt organiseren en profileren. Verkijk je echter niet op het werk van het opzetten van een dergelijke organisatievorm. De vorm is vooral geschikt als het gaat om een in grote mate vernieuwde dienstverlening. Denk bijvoorbeeld aan een GGZ-instelling die een behandelaanbod wil gaan bieden dat grotendeels bestaat uit online behandelingen. Daarbij kan het uiteraard alsnog verstandig zijn eerst een pilot te doen.

Alleen door goed en frequent te evalueren kan kwaliteit worden gewaarborgd. Evalueer niet alleen het nieuwe product of dienst maar ook het proces (werkprocessen, kwaliteit, klantbeleving en het persoonlijk functioneren). Doe dit met de diverse gebruikers en stakeholders en zo mogelijk niet alleen kwalitatief, maar ook kwantitatief.

Enkele voorbeeldvragen per evaluatie:
Productevaluatie

  • Is het product gebruiksvriendelijk, stabiel, snel, in begrijpelijke taal en biedt het gebruikers meerwaarde in de dagelijkse praktijk?

Procesevaluatie

  • Werkt wat we hebben bedacht?
  • Hoe ervaart de cliënt de kwaliteit van de geleverde de zorg?
  • Hoe ervaart de medewerker de uitvoerbaarheid van zijn werk?
  • Wat is er nodig om tot (nog) meer kwaliteit te komen?
  • Is het werkproces voldoende ingepast in het methodisch kader en aangepast aan de dagelijkse praktijk?
  • Is iedereen voldoende toegerust qua kennis en vaardigheden?
  • Is iedereen voldoende geïnformeerd en volwaardig betrokken?
  • Is in tijd en tempo voldoende rekening gehouden met gebruikers?
  • Zijn de gestelde doelen en ambities behaald?
  • Voelt iedere gebruiker zich voldoende toegerust in kennis en vaardigheden?
  • Hebben medewerkers het idee dat zij voldoende vertrouwd zijn met de e-health-toepassing?
  • Is het bedachte werkproces concreet en is voor iedereen duidelijk hoe dit toegepast wordt in de praktijk?
  • Zijn de getroffen technische randvoorwaarden (stabiliteit van de e-health-toepassing, koppeling met andere systemen, internetaansluiting/wifi-bereik, rechten en rollen, werkproces omtrent onderhoud en beheer etc.) toereikend?
  • Is er voldoende tijd voor medewerkers om de pilot uit te voeren?
  • Is tussendoor met regelmaat een evaluatie en intervisie gepland?
  • Blijkt de beoogde waarde voor cliënten/patiënten en medewerkers in de praktijk?
  • Is de toepassing en het werkproces voldoende aangepast?
  • Kunnen medewerkers goed uit de voeten met het bedachte werkproces?
  • Is bijgehouden welke feedback de pilot heeft opgeleverd en welke argumenten en keuzes gemaakt zijn voo tussentijdse aanpassingen?
  • Is de organisatie op de hoogte (gehouden) van de voortgang en resultaten van de pilot?
  • Overweeg gedegen welke organisatievorm je voor de uitvoering van de e-health-toepassing het best kunt inzetten.
  • Doorloop, voordat je aan de slag gaat met cliënten, verschillende veelvoorkomende gebruikersscenario’s als gebruiker (cliënt/ medewerker) en leer de e-health-toepassing van binnen en buiten kennen.
  • Evalueer continu en leg naar aanleiding hiervan concrete afspraken vast.
  • Wees duidelijk over wat je waarom evalueert en wat je doet met de resultaten van de evaluatie. Dit vergroot het vertrouwen van mensen in de ontwikkelingen en in hun eigen bijdrage hieraan.
  • Zorg voor het communiceren over de opbrengsten van de pilot in toegevoegde waarde voor cliënten en medewerkers.
  • Informeer gebruikers vooraf over dat het gaat om een testfase en dat te overwinnen obstakels daarbij horen.