Digitale uitjes: ‘Je doet het voor die glimlach’

Drie jaar geleden spraken we met Kevin Jacobs, die gebruik maakte van een van de eerste rondes van de regeling voor Implementatie- en opschalingscoaching. Als oprichter van VindiQu wilde hij de digitale uitjes voor mensen met een zorgbehoefte optimaliseren. Zorg voor innoveren polste bij Kevin wat er in die afgelopen periode allemaal met VindiQu is gebeurd. 

‘Op zich is het bedrijf niet veel veranderd,’ stelt Kevin vast. ‘Wel heb ik wat ruimte gemaakt voor een nieuw personeelslid, zodat we de taken wat beter kunnen verdelen. Daardoor richt ik me nu meer op een paar hoofdtaken. Maar de uitjes zelf hebben zich zeker ontwikkeld. Zo hebben de geluidskwaliteit flink verbeterd met goede headsets met noisecancelling, handig in drukke omgevingen zoals kunstmusea. De verstaanbaarheid is erg belangrijk voor de interactie, vooral voor ouderen. Niet alleen zodat wij hen goed verstaan, maar vooral dat zij ons altijd goed kunnen horen.’

Een andere technische verbetering ligt op administratief vlak; VindiQu heeft de planning aangepakt waardoor het aanbod flexibeler is geworden. Kevin: ‘Voorheen was het alleen maar mogelijk om uitjes van 2 uur te boeken. Dat werkte goed voor onze vaste kosten, maar bood weinig ruimte voor maatwerk. Nu bieden we ook 1-urige uitjes aan. We koppelen die vaak aan dagen waarop we al andere uitjes hebben gepland’. Bijvoorbeeld twee extra timeslots van een uur rond een bezoek aan het Spoorwegmuseum.’ 

Samenwerkingen

VindiQu werkt inmiddels samen met zo'n 14 vaste klanten, die abonnementen afnemen en daarnaast zeker 8 zorgorganisaties in Nederland die af en toe een uitje afnemen. ‘Steeds meer zorginstellingen zetten digitale dagbesteding, en digitale of hybride activiteiten in,’ signaleert Kevin. ‘Als mensen eenmaal de meerwaarde van onze uitjes in groepsverband hebben ervaren, dan zien we ze steeds terugkeren. Veel ontwikkelingen in de zorg hebben gewoon tijd nodig. Dat hebben we moeten leren, het duurde even voordat we daarop goed waren ingesteld.

We hebben onlangs met gemeente Utrecht een stadsakkoord voor inclusiviteit ondertekend. Met als doel in 2026 gezamenlijk te werken aan een meer inclusieve samenleving. Daar zijn grote partijen zoals Tivoli en de Jaarbeurs bij betrokken maar dus ook kleinere partijen, waaronder wij.’ 

Ook buiten de zorgsector

In ons eerdere interview met Kevin noemde hij cross-sectorale inzet van de digitale uitjes als plan. Want deze vorm van dagbesteding kan ook buiten de zorg een nuttige inzet hebben. Kevin: ‘We wilden ook andere doelgroepen betrekken, zelfs partners die misschien een beetje een gekke eend in de bijt zijn. We hebben een tijdje geprobeerd om in de educatiesector wat te doen. Maar dat bleek lastig, waarschijnlijk vanwege de kosten. Wel hebben we succesvolle samenwerkingen opgezet met jeugddetentie. Daarnaast werken we nu ook samen met de GGZ en gehandicaptenzorg. En blijven we zoeken naar interessante bestemmingen als samenwerkingspartners.’ 

Betaalbaar

Een digitaal uitje is vooralsnog niet te declareren bij zorgverzekeraars; het is een extraatje. De financiering vraagt daarom soms om creatieve oplossingen. Kevin vertelt: ‘We werkten in het begin veel met een losse verkoop. Dat is niet kostbaar en zo kunnen klanten ervaren wat een digitaal uitje precies inhoudt. Vaak vinden ze het zo leuk dat een abonnement interessant wordt, bijvoorbeeld elke maand een keer deelnemen gedurende een jaar.

De financiering verschilt: soms via innovatie-- of welzijnsbudget, soms via centrale budgetten. En soms vanuit eigen middelen van zorglocaties. Dan zie je dat bepaalde zorgorganisaties meer geld hebben dan anderen. Grotere zorgorganisaties hebben vaak meer ruimte dan kleinere, zoals zorgboerderijen. We denken daarom graag mee over mogelijkheden; zijn er misschien regionale subsidies? Of lokale bedrijven die hun naam willen verbinden aan het bezorgen van geluksmomenten voor patiënten? Zo proberen we samen die puzzel te leggen.’ 

Pioniers

Vanzelfsprekend zou Kevin graag zien dat digitale uitjes voor meer mensen bereikbaar worden. Een bredere omarming van digitale dagbesteding zou dat kunnen bevorderen, is Kevin van mening. ‘Gelukkig zien we een aantal pioniers in ons land, zoals Cordaan, die het mogelijk maken dat mensen thuis ook van digitale dagbesteding kunnen genieten. Maar het staat nog in de kinderschoenen. Wat mij betreft zou digitale dagbesteding anno 2026 een vanzelfsprekend onderdeel moeten zijn van het zorgaanbod.  Maar veel gemeenten vinden het allemaal nog nieuw en spannend, al zijn er gemeentes in en rondom Amsterdam waar het wat makkelijker gaat. Uiteindelijk wil je dat iedereen, ook thuis,  toegang heeft tot dagbesteding, niet alleen vanuit een zorglocatie.’

Investeer in een goede klantrelatie, hoe klein een klant ook is

Living labs

Drie jaar geleden was Kevin vastbesloten om een ‘living lab’ op te zetten; een samenwerking waarin gemeentes en zorginnovaties samenkomen. En dat is gelukt, in Utrecht. ‘Ik ben daar projectleider van de Health Tech Innovation Ecosystem,’ licht Kevin toe. ‘We zorgen ervoor dat zorginnovaties met een bepaald readiness level, in proeftuinen terechtkomen. En dat er daarvoor een standaard ruimte in de regio komt, waar die oplossing getoetst kan worden met de Hogeschool Utrecht of in een relevante testomgeving. Dat zijn we nu met een consortium aan het opzetten. Dat was een wens die ook speelt bij veel andere innovatoren in de zorg. We hebben er tot en met 2027 financiering voor. En voor daarna zijn we bezig duurzame financieringsstromen op te zetten.’

Achteraf bezien

Volgens Kevin draait VindiQu prima en hij is tevreden met hoe de zaken ervoor staan. Maar als hij terugkijkt, had hij bepaalde dingen toch liever anders aangepakt. ‘Ik dacht nogal groot,’ geeft hij toe. ‘Ik wilde een uitgebreid platform bouwen waarop alle uitjes overzichtelijk stonden en klanten konden inloggen en boeken. Uiteindelijk bleek dat niet nodig. Een eenvoudige website en persoonlijk contact werkten veel beter. Zo konden we direct met klanten in gesprek over wat wel en wat minder goed werkte. Relevante feedback ophalen en van daaruit doorontwikkelen. De klant bleek helemaal niet op zo’n platform te zitten wachten. Het had me veel geld gescheeld als we het vanaf het begin kleiner hadden aangepakt en de klant erbij betrokken hadden. Dat is een belangrijk leermoment geweest voor mij.’

Een actie waarmee Kevin wel gelukkig is, was de beslissing een Raad van Advies voor VindiQu op te zetten. ‘Dat is ons heel goed bevallen,’ vertelt Kevin. ‘Het is erg fijn dat we mensen hebben die periodiek eventjes kunnen uitzoomen, die anders in de wedstrijd staan dan wij. Een 5-koppige raad die kritische vragen kan stellen; waarom zou je hier mee bezig zijn, en niet daarmee? Dat houdt ons scherp.’

Kijken naar de toekomst

Kevin’s bedrijf loopt lekker, maar vanzelfsprekend wil hij verder groeien. Hij wil meer bestemmingen aanbieden voor uitjes, met meer rondleiders. Ook buiten Nederland. ‘We hebben nu zo'n 15 rondleiders over de wereld, maar die poel willen we uitbreiden. Recent hadden we een uitje in Duitsland, maar bijvoorbeeld ook in Bali. Zo kunnen we rekening houden met de culturele achtergrond van deelnemers. Zo kunnen bijvoorbeeld mensen met dementie die in Indonesië zijn geboren, terugkeren naar hun roots.

Zo’n extra beleving blijkt succesvol, we organiseren dit op vier locaties van woonzorgorganisatie Domus Valuas in de regio Het Gooi. Daar zetten we ook onze beleefboxen in die we maandelijks afstemmen op het thema van het digitale uitje. In de beleefbox van die groep die Bali bezocht, zat atjar, wat spekkoek, een kokosnoot, een Wajangpop en een boek over Indonesië. Mensen kunnen dan al een week van tevoren praten over het thema. En achteraf het boek nog eens doorbladeren met spekkoek bij een kopje thee of koffie.

Tijdens het uitje naar een kerstmarkt in Duitsland bestelt de rondleider ter plaatse bij een kraampje 23 heisse Chocomel mit Sahne. En dan wordt even later door de zorgmedewerkers die warme chocomel binnen gebracht. Die hebben ze op de locatie alvast bereid. Dat zijn leuke momenten, mensen hebben even een lach op hun gezicht. En daarvoor doen we het.’

Tips voor innovatoren

De ervaring van enkele jaren VindiQu runnen, heeft Kevin veel kennis opgeleverd. Zijn belangrijkste adviezen voor andere innovatoren: ‘Zoek aansluiting bij lokale netwerken. Bekijk waar ze mee bezig zijn en welke proeftuinen er al actief zijn. Er zijn altijd mensen bereid om je te helpen, onderschat die kracht niet. Sta open voor hulp van anderen en durf daarom te vragen.
Een tweede tip: investeer in een goede klantrelatie, hoe klein een klant ook is. Uiteindelijk levert het je heel veel op. Niet alleen in geld, maar denk ook aan feedback die veel waard kan zijn.

En zorg ervoor dat je op meerdere domeinen tegelijk actief bent. Durf wat breder te kijken dan die ene doelgroep die je misschien voor ogen hebt. Wij zijn bijvoorbeeld actief in de ouderenzorg, GGZ en gehandicaptenzorg. Dat scheelt, daarmee spreid je ook het risico.’