"85% van cliënten gaat vooruit en 1,5 uur besparing per week dankzij zorgrobot"

Zorgorganisatie De Zorgcirkel startte met behulp van de SET-COVID-subsidie met de zorgrobot Tessa. De Zorgcirkel is specialist in ouderenzorg, -behandeling en -revalidatie, waar inmiddels zo’n 100 cliënten worden ondersteund met een Tessa. In dit interview vertellen Desiree Fonk van De Zorgcirkel en Jan-Willem Heeg van leverancier Tinybots over hun project, waar samenwerking, continue afstemming en partnerschap centraal stonden. 

Man met zorgrobot Tessa
Beeld: ©Tinybots

Zouden jullie jezelf even kort willen voorstellen?

D: Ik ben Desiree Fonk, projectmanager innovatie en informatievoorziening bij  De Zorgcirkel. Ik houd me met name bezig met innovatie rondom zorgtechnologie.

JW: Ik ben Jan Willem, COO bij Tinybots, ontwikkelaar van de Tessa-robot. Ik richt me op het inzetten van Tessa als onderdeel van de zorg, samen met een heel team van mensen. Momenteel zijn we met zeventien. Er zijn zo’n 150 zorgaanbieders in Nederland die nu met de Tessa werken.

Kun je een korte samenvatting geven van het SET-COVID-traject dat jullie doorlopen hebben?

D: “In de thuiszorg zagen we een groeiende groep cliënten met dementie, gekoppeld aan een steeds grotere behoefte naar verbale begeleiding en activatie in dagstructuur. Vanuit deze behoefte en onze visie om de cliënt te ondersteunen in zelfredzaamheid onderzochten we welke technologie hierbij kan ondersteunen. In september 2020 kwam ik een artikel tegen over de Tessa. Toen heb ik contact gezocht met Jan-Willem, hij gaf de tip voor de SET-COVID-subsidie*. Die hebben we toen aangevraagd en gekregen.

*SET-COVID was een noodregeling tijdens de coronaperiode. Momenteel kunnen alleen de reguliere SET en de SET visievorming worden aangevraagd, die andere voorwaarden hebben.

Met de subsidie onderzochten we drie dingen. Ten eerste keken we wat Tessa aan toegevoegde waarde kan opleveren voor welke cliënten. Ten tweede keken we in welke mate het bijdraagt aan de zelfredzaamheid van de cliënt en doelmatige zorginzet. Als laatste richtten we ons op de vraag wat een effectieve ondersteuning kan zijn in de adoptie van de Tessa, zowel richting de cliënt als medewerkers. De SET geeft veel financiële mogelijkheden: verletkosten voor medewerkers vergoeden, ondersteuning inkopen en natuurlijk het inkopen van de Tessa’s zelf.”

JW: “We begonnen met een half jaar pilot met vijftien Tessa’s. Daarop volgend sloten we het project af met een advies vanuit de projectgroep aan het managementteam (MT). Hiervoor bekeken we de meetresultaten: zien we zelfredzaamheid en tijdsbesparing? Hieruit bleek dat 80-90% van de cliënten vooruitging en er een besparing was van 1 tot 2 uur per week aan fysieke inzet van de medewerker. Op basis van die resultaten besloot  het MT in het najaar te starten met uitrollen in alle thuiszorgteams en bij de casemanagers Dementie.”

D: “Vandaag tellen we 99 cliënten die ondersteuning van een Tessa hebben (gehad). Bij de 50 hebben we het gevierd met een complimentbriefje en attentie voor de zorgmedewerkers. Zij doen het! Zij zijn alert bij de cliënten of inzet Tessa passend is en introduceren het apparaat daarnaast bij de cliënten en mantelzorgers. Daarbij luisteren wij goed en kijken wat er nodig is. Dat is per team ook weer verschillend.”

Waarom hebben jullie destijds gekozen voor de Tessa?

D: “Wij hebben een grote groep mensen in de thuiszorg die een cognitieve beperking hebben , vooral mensen met dementie. Vanuit onze strategie zijn we gaan kijken hoe we deze mensen zo goed mogelijk konden ondersteunen in zelfredzaamheid. Om de fysieke zorgmomenten uit te stellen of te verminderen, hebben we eerst gekeken naar hoe we zorg op afstand konden inzetten. Via de Tessa kan dat. Tegelijkertijd dient Tessa als een ‘maatje’ voor de dagstructuur, het helpen herinneren en het aanzetten tot activatie.”

Hoe hebben jullie samengewerkt, als zorgverlener en leverancier?

JW: “We hadden twee fases: eerst een pilotfase waarop een evaluatie en plan volgde en daarna de opschalingsfase naar alle teams. We zijn begonnen om de visie vanaf moment één samen neer te zetten. Hierin zijn we heel transparant als partners opgetrokken. Wat ik heel fijn vond was de experiment-mindset van De Zorgcirkel. De verwachting was echt dat het experimenteren en leren was en daarna pas verankeren in processen. Omdat we deze eerste leerfase goed hebben benut, konden we het daarna effectief uitrollen bij alle teams. Ik zou andere zorgorganisaties zeker aanraden om heel bewust deze twee stappen te maken en niet door elkaar te halen.

Samen met De Zorgcirkel hebben we een adoptieplan gemaakt voor de uitrol, met een dienstverlening eromheen. We hebben daarin verschillende partijen betrokken: de thuiszorgmanagers en casemanagers dementie van verschillende regio’s, wijkverpleegkundigen, de regiodirecteur, manager informatievoorziening en het innovatieteam. Het adoptieplan moet worden gedragen door de hele organisatie. Dit voor elkaar krijgen is echt teamwork: dat kan de leverancier niet alleen en de zorgorganisatie ook niet.

Het uitrolplan hebben we vervolgens gepresenteerd aan de thuiszorgmanagers en de regiodirecteuren. Toen startte de uitrol, waarin een trainer van Tinybots elk team hielp opstarten met een training, selectie en intervisies. De lessen en uitkomsten werden telkens teruggekoppeld naar het projectteam van De Zorgcirkel, thuiszorgteam en de e-health coaches. Die afstemming en samenwerking tussen leverancier en zorgorganisatie is heel belangrijk. Je kunt hierdoor op hoog tempo teams bereiken en tegelijkertijd goed je vinger aan de pols houden. De leverancier heeft de cijfers, de zorgorganisatie de context.”

Benieuwd naar het hele interview?

Lees dan verder op de website van ZonMw