Wat is implementatie?
Implementatie is het procesmatig en/of planmatig invoeren van een vernieuwing of verandering. Het heeft als direct doel dat de vernieuwing of verandering is opgenomen in de dagelijkse werkzaamheden, functioneren van de organisatie of structuur van de sector. En als breder doel dat de vernieuwing of verandering een verbetering oplevert. Bij implementatie komen werkafspraken, -processen, activiteiten en maatregelen kijken die leiden tot de gewenste verandering of verbetering.
Implementatie van e-health is te verdelen in twee categorieën:
- Technische implementatie betreft vooral het product. Hierbij gaat het om installatie en configuratie van de toepassing/ het systeem, koppeling met andere systemen, inrichten van rechten en rollen en het aanmaken van accounts. De technische implementatie is succesvol wanneer de toepassing gebruiksklaar is.
- Organisatorische/sociale implementatie gaat vooral om het proces. Bijvoorbeeld ondersteuning en aandacht voor behoeften, kennis, houding, gedrag, vaardigheden en de inbedding in werkprocessen. Organisatorische implementatie is succesvol wanneer de gewenste innovatie een praktische meerwaarde voor de gebruikers heeft en structureel gebruikt wordt. Organisatorische implementatie concentreert zich bijna altijd op het organiseren van betrokkenheid van werknemers.
Het belang van implementatie
Je kunt de beste en nieuwste technologie ter wereld in huis hebben, maar met alleen technologie los je niets op. Technologie is boven alles mensenwerk. Eerdere onderzoeken wijzen uit dat succesvolle veranderingen voor ongeveer 25 procent bestaan uit technologische innovatie en voor 75 procent uit sociale innovatie.
Alleen als medewerkers en cliënten de meerwaarde inzien van de noodzakelijke veranderingen zal de technologie optimaal gebruikt worden. En om de inrichting van de toepassing en het gebruik ervan te stimuleren, zijn constante betrokkenheid vanuit de organisatie en een helder beeld van de aanleiding, urgentie en behoefte van gebruikers (cliënten en medewerkers) noodzakelijk.
Wanneer er bij de implementatie te weinig aandacht is voor de menselijke kant, is de kans groot dat bij (een deel van de) gebruikers de hakken in het zand gaan. Tegenstanders moet je dan overtuigen in plaats van samen toewerken naar prettige werkomstandigheden en een betere, efficiëntere en effectievere dienstverlening.
De ervaring leert dat implementatie (op onderdelen) vraagt om een organisatieverandering wil e-health structureel gebruikt gaan worden door cliënten en medewerkers.
De fasering van een implementatieproces
De implementatie van een verandering pak je het beste gefaseerd aan: mensen moeten kennis nemen van de verandering, bereid zijn er mee te werken en vervolgens hun gedrag aanpassen en dat volhouden. Pas als de verandering in hart en hoofd van mensen is verankerd, kunnen we een implementatie succesvol noemen.
Bij elke fase horen verschillende activiteiten zoals communicatie, scholing voor het gebruik van de innovatie en ondersteuning en uitwisseling tijdens het gebruik ervan. Monitoring en evaluatie zijn hier belangrijk, zodat helder wordt of het beoogde resultaat wordt bereikt. We onderscheiden de volgende fasen:
- Verspreiding: de betrokkenen ontvangen informatie over de verandering.
- Adoptie: de betrokkenen staan positief tegenover de verandering en het gebruik ervan.
- Invoering: de betrokkenen leren omgaan met de verandering en voeren deze daadwerkelijk uit.
- Borging: de betrokkenen hebben de verandering opgenomen in hun dagelijkse werkzaamheden.
Deze vier fasen van verandering verlopen vaak niet in deze volgorde. Een verandering zit vaak in meerdere fasen tegelijkertijd, doordat je vaak met meerdere betrokkenen te maken hebt. Een bestuur kan bijvoorbeeld al positief zijn over een verandering (adoptiefase), maar de verandering moet nog bekend worden bij de medewerkers (verspreidingsfase).
Hoe ga je nu daadwerkelijk aan de slag met implementatie binnen jouw organisatie? Dat lees je hier in Hoe implementeren?