Wat is implementatie?

Implementatie is het geplande proces van het introduceren van een vernieuwing of verandering. Het directe doel is dat de verandering onderdeel wordt van de dagelijkse werkzaamheden en het functioneren van de organisatie of de structuur van de sector. Het bredere doel is dat de vernieuwing een verbetering oplevert. Implementatie omvat werkafspraken, -processen, activiteiten en maatregelen die tot de gewenste verandering of verbetering leiden.

Implementatie van innovaties is te verdelen in twee categorieën:

1.      Technische implementatie focust zich vooral op het product. Het gaat hierbij om installatie en configuratie van de toepassing/het systeem, de koppeling met andere systemen, het inrichten van rechten en rollen en het aanmaken van accounts. Technische implementatie is geslaagd als de toepassing klaar is voor gebruik.

2.      Organisatorische/sociale implementatie draait vooral om het proces. Denk hierbij aan ondersteuning en aandacht voor behoeften, kennis, houding, gedrag, vaardigheden en de inbedding in werkprocessen. Organisatorische implementatie is succesvol als de innovatie van praktische waarde is voor de gebruikers en structureel wordt ingezet. De focus ligt hier vaak op het creëren van betrokkenheid bij medewerkers.

Het belang van implementatie

Je kan beschikken over de meest geavanceerde technologie ter wereld, maar technologie alleen brengt geen verandering teweeg. Succesvolle toepassing van technologie draait uiteindelijk om mensen. Onderzoek toont aan dat succesvolle veranderingen voor het grootste gedeelte uit sociale innovatie bestaan en vaak worden getriggerd door de implementatie van technologie. Je hebt dus draagvlak nodig. Hoe goed jouw idee ook is: mensen maken de innovatie.

Technologie zal pas optimaal gebruikt worden wanneer medewerkers en cliënten er in geloven. Om het gebruik en de inrichting van technologie te stimuleren, heb je voortdurende betrokkenheid vanuit de organisatie nodig. Daarnaast wil je dat iedereen een helder begrip heeft van de aanleiding, urgentie en behoeften van jouw innovatie. Als er bij de implementatie onvoldoende aandacht is voor de menselijke kant, is er een grote kans dat de gebruikers van jouw innovatie hun hakken in het zand zetten. Mensen bieden eigenlijk altijd wel enige weerstand, verandering is nou eenmaal ontwrichtend. Daarom is het belangrijk dat mensen overtuigd worden van de waarde van jouw zorginnovatie.

De ervaring leert dat een implementatie op bepaalde onderdelen een organisatieverandering vereist. Pas als de organisatie is voorbereid op de aankomende verandering, zullen zorginnovaties structureel gebruikt worden door cliënten en medewerkers. Laat mensen dus zien hoe je gezamenlijk naar verbeterde werkomstandigheden en efficiëntere, effectievere dienstverlening kunt werken. Maak mensen onderdeel van het proces. Wie zich verantwoordelijk voelt zet zich in.

De 4 fasen van veranderingsmanagement

Je kunt een veranderingsproces het beste stapsgewijs aanpakken. Begin met mensen te informeren over de verandering: wat gaat er voor hen persoonlijk veranderen? Waarom is de verandering nodig of urgent? Wat kan de verandering voor anderen betekenen? Vervolgens wil je alle neuzen dezelfde kant op krijgen (verspreiding) en mensen bereid maken om met jouw innovatie te werken (adoptie). Daarvoor is gedragsverandering nodig (invoering) en een strategie om de gedragsverandering mee vol te houden (borging). Pas als de verandering stevig verankerd is in het hart en hoofd van mensen, kun je een implementatie als succesvol beschouwen.

Elke implementatiefase gaat gepaard met diverse activiteiten, zoals communicatie, opleiding voor het gebruik van de innovatie en ondersteuning en uitwisseling tijdens het gebruik ervan. Monitoring en evaluatie zijn hierbij cruciaal, om te controleren of het beoogde resultaat wordt behaald. We onderscheiden de volgende fasen:

·        Verspreiding: de betrokkenen ontvangen informatie over de verandering.

·        Adoptie: de betrokkenen staan open voor de verandering en het gebruik ervan.

·        Invoering: de betrokkenen leren omgaan met de verandering en voeren deze daadwerkelijk uit.

·        Borging: de betrokkenen hebben de verandering geïntegreerd in hun dagelijkse werkzaamheden.

Deze vier fasen van verandering volgen vaak niet een vaste volgorde. Een verandering kan in meerdere fasen tegelijk zitten, doordat er vaak met verschillende partijen en mensen wordt gewerkt. Een bestuur kan bijvoorbeeld al positief zijn over een verandering (adoptiefase), terwijl de verandering nog bekend moet worden gemaakt bij de medewerkers (verspreidingsfase).