Implementatie begint eerder dan je denkt: ‘blijf doorlopend toetsen!’

Een zorginnovatie kan veelbelovend zijn, maar toch niet goed van de grond komen in de dagelijkse praktijk. Hoe komt dat? Als implementatiespecialist bij ZonMw ziet Esther Leijte veel innovatietrajecten langskomen. Volgens haar is het belangrijk om al vroeg na te denken over de implementatie. En om onderweg te blijven toetsen of de innovatie nog aansluit bij de behoeften uit de praktijk. In dit interview deelt ze haar inzichten over veelvoorkomende valkuilen en wat nodig is om een innovatie succesvol te implementeren.

Nadenken over implementatie gebeurt het liefst zo vroeg mogelijk. Er zijn namelijk veel afwegingen en beslissingen te maken, niet alleen over de ontwikkeling van de innovatie, maar ook over de implementatie ervan. Die zaken heb je bij voorkeur in een vroeg stadium in beeld, benadrukt Esther.

Continue feedback

‘Een innovatie ontstaat meestal uit een behoefte of goed idee van een doelgroep. Uit puur enthousiasme verliezen mensen die de innovatie ontwikkelen gaandeweg soms de aansluiting met die doelgroep’, vertelt Esther. ‘Het is belangrijk om goed in beeld te krijgen wat de innovatie gaat opleveren voor cliënten en voor professionals. En dat ook in beeld te houden, door voortdurend feedback op te halen bij de doelgroep. Niet alleen over de innovatie zelf, maar ook over het implementatieproces.’

Haalbare doelen en mandaat

Esther ziet in implementatietrajecten regelmatig dat zaken onvoldoende concreet worden gemaakt en verwachtingen onvoldoende worden uitgesproken of getoetst.  ‘Het is bijvoorbeeld belangrijk om de doelstelling van een implementatieproject echt goed scherp te stellen met elkaar. Het is belangrijk om concrete, haalbare doelen te stellen. Toch vinden mensen dat lastig: het gevaar is dat het doel te vaag is en de verwachtingen daardoor niet worden waargemaakt. Soms is de aanname bij implementatie bijvoorbeeld dat iets meteen organisatiebreed moet worden uitgerold. Maar vaak is dat niet realistisch of verstandig. Misschien is het beter om eerst een pilot te doen bij 1 team. En daarvan te leren voor de volgende implementatiefase.’

Het is vooral belangrijk om de doelen en scope af te stemmen met de opdrachtgever van het project. Esther ziet voldoende mandaat vanuit het management als een belangrijke voorwaarde voor succesvolle implementatie. ‘Er moet altijd iemand zijn die besluiten kan nemen over het implementatieproces. Bijvoorbeeld over de beschikbare tijd voor medewerkers, voldoende budget en andere randvoorwaarden. Zo niet, dan loopt het proces vast. En al ben je begonnen met een enthousiast en vaardig projectteam, zonder dat mandaat red je het niet.’

Voorbereiden en bijstellen

Bij een grootschalig innovatietraject is het belangrijk om de implementatie grondig voor te bereiden; dat is begrijpelijk. Maar voor een klein project geldt dat net zo goed, benadrukt Esther. ‘Een goede analyse maken van wie er allemaal betrokken moeten zijn, is voor beide trajecten even belangrijk. Het maakt niet uit hoe groot je project is.’

Ook moet je voor een succesvolle implementatie ver vooruitplannen, vanuit een heldere visie op wat je wilt bereiken. Tegelijkertijd moet je onderweg durven bijstellen. Dat maakt een innovatietraject een beetje “rommelig”. Esther: ‘Als je feedback vanuit de doelgroep en het management niet meeneemt, raak je het draagvlak kwijt. Ook verlies je zicht op hoe de innovatie goed kan landen te midden van alle ontwikkelingen die gaande zijn binnen een organisatie. Implementatie wordt vaak gepresenteerd als een lineair proces, maar dat is het niet. Input vanuit de doelgroep kan soms ook betekenen dat je weer terug naar de tekentafel moet. Het is echt een uitdaging: je moet het brede proces in de gaten houden, maar ook op de details letten. En aandacht besteden aan zowel de korte als de lange termijn. Dat vraagt om voortdurend bijsturen en betrokkenheid van alle partijen.’

Implementatiestrategieën en gedragsverandering

Het is belangrijk om goed in kaart te brengen welke implementatiestrategieën nodig zijn en goed aansluiten bij de dagelijkse praktijk. Volgens Esther wordt soms overschat wat je met bepaalde implementatiestrategieën kunt bereiken. ‘Zo is scholing van mensen die met de innovatie gaan werken een belangrijke randvoorwaarde, maar zeker niet genoeg. Het betekent niet automatisch dat professionals op de werkvloer de innovatie daarna ook daadwerkelijk gaan gebruiken. Dat vraagt om gedragsverandering, waarbij motivatie en vertrouwen een belangrijke rol spelen. Wanneer er bij een technische innovatie op de eerste dag een storing optreedt, kunnen mensen het vertrouwen in de innovatie verliezen. Dat is soms moeilijk terug te winnen. Die onderstroom wordt weleens onderschat. Daarom is het van groot belang continu de vinger aan de pols te houden bij betrokkenen en verwachtingen goed uit te spreken.’

Innoveren betekent niet alleen dat mensen op de nieuwe manier moeten gaan werken of denken. ‘Het betekent soms ook dat ze bepaalde dingen juist niet meer moeten doen: een oude werkwijze stoppen oftewel de-implementeren,’ vertelt Esther. ‘Dat vraagt soms om heel andere strategieën. Bij zorgprofessionals kunnen vragen spelen als: kan ik die controle wel veilig achterwege laten? Voldoe ik dan nog wel aan de kwaliteitseisen?  Ook dat verdient speciale aandacht.’

Aandacht voor weerstand

Een vaak genoemde belemmering bij het implementatieproces is weerstand op de werkvloer. Soms is de aanname dat medewerkers weerstand hebben tegen elke verandering. ‘Het ligt vaak genuanceerder. Juist door het begrijpen van die weerstand kun je de innovatie en het implementatieproces enorm verbeteren,’ benoemt Esther. ‘Mensen hebben vaak goede redenen om een innovatie niet te gebruiken. In veel projecten worden koplopers ingezet, mensen die enthousiast zijn om met de innovatie aan de slag te gaan. Bijvoorbeeld in de projectgroep of om als ambassadeur op te treden.  Dat is belangrijk en nuttig. Maar het is net zo belangrijk om gesprekken te voeren met mensen die minder enthousiast zijn en te onderzoeken waar hun bezwaren vandaan komen. Dat levert waardevolle informatie op voor de verdere implementatie. En: alleen al door aandacht te hebben voor de weerstand die mensen ervaren, kan dat helpen om die weerstand te verminderen.’

Lange adem

Een goed doordachte innovatie is nog geen garantie voor succes. Het kost soms veel tijd om te implementeren en zeker om iets op te schalen. ‘Een voorbeeld daarvan is slim continentiemateriaal,’ vertelt Esther. ‘Dat is eigenlijk een logische innovatie waarbij een sensor is gekoppeld aan continentiemateriaal, waardoor medewerkers via een app een melding krijgen als het materiaal bijna verzadigd is. Dat scheelt potentieel een hoop ongemak, handelingen en tijd. Bijvoorbeeld door het voorkomen van lekkages of het onnodig verschonen. Slim continentiemateriaal wordt al wel toegepast en is beloftevol, maar wordt nog niet grootschalig ingezet. Onderzoek laat een genuanceerd beeld zien van zowel de opbrengsten, zoals  tijd- en geldbesparing, als de factoren die bijdragen aan succesvolle implementatie. Implementatie vraagt echt om maatwerk binnen de organisatie en afstemming op diverse doelgroepen. Er is weleens berekend dat het zo’n 17 jaar kan duren van ontwikkeling en onderzoek van een innovatie tot brede implementatie. Implementeren is dus ook iets van de lange adem’.

Succesvol implementeren

Welk geheim zit er achter een geslaagde implementatie? Esther zet haar belangrijkste inzichten op een rij. ‘Zorg voor inzicht in wat een innovatie gaat opleveren, met haalbare doelen, en ruime aandacht voor verschillende perspectieven en belangen van de gebruikers en andere betrokkenen. Blijf daarnaast tijdens het traject toetsen of de innovatie nog wel aansluit bij de behoeften uit de praktijk. De ontwikkeling van een innovatie duurt soms jaren. In die tijd kan de vraag veranderd zijn, of kunnen er andere producten zijn die aan die behoefte voldoen.

Zorg voor een gemotiveerd en breed team, met voldoende budget en mandaat, en betrek ook andere afdelingen, zoals ICT en HR, bij de implementatie. En dan zijn er nog de praktische zaken waar je niet altijd aan denkt. Zitten de stopcontacten die jouw innovatie nodig heeft op de juiste plek? Is de wifi op orde? Is er wel een opslagruimte voor materialen? Mogen medewerkers overal een smartphone op zak hebben? En koppelt dit systeem wel makkelijk aan de andere systemen die we hebben?’

Aan de slag met implementatie

Wat kunnen zorginnovatoren vandaag al doen binnen hun project, zonder er een implementatiedeskundige bij te betrekken? Esther geeft een aantal praktische tips. ‘Besteed voldoende tijd aan de analyse van de context en doelgroepen. Denk goed na over je implementatiestrategie: waarom verwacht je dat deze aanpak werkt? Wat heeft de doelgroep nodig en hoe kun je daar het beste op aansluiten? Zorg daarnaast voor eigenaarschap en borging. Zorg dat iemand die inhoudelijk verstand heeft van de innovatie, er ook op langere termijn verantwoordelijk voor blijft. En dat de financiering tijdig geregeld is, voordat het projectgeld op is en een projectleider vertrekt.’

Ten slotte noemt Esther een aantal tools die ondersteunen in het opzetten en uitvoeren van een implementatieproject. Op de website van ZonMw staan tips en hulpmiddelen om een implementatieplan op te stellen. Ook de InnovatieRoute van VWS, Vilans en Academy Het Dorp is een praktisch en compleet stappenplan om met implementatie van zorgtechnologie aan de slag te gaan. ‘Er zitten veel tools in, bijvoorbeeld om zicht te krijgen op de gebruikersvragen of een borgingschecklist, specifiek voor zorgtechnologie. Maak daar gebruik van!’ 

Lees verder

• Praktische tips en tools voor het implementeren van zorginnovaties